Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable y encargado

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

• Responsable del tratamiento: ESS LTDA, que decide para qué y cómo se usan los datos registrados en la aplicación.
• Encargado del tratamiento: Histech, que desarrolla, aloja y da soporte a la aplicación por cuenta de ESS LTDA y solo trata los datos siguiendo sus instrucciones.

2. Datos que se tratan

• Identificación y contacto: nombre, número de cédula, correo electrónico, teléfono, cargo, sede y puesto asignado.
• Vehículo asignado: placa, marca, modelo, color, fotografía y vigencia del SOAT y de la revisión tecnicomecánica.
• Inspecciones: respuestas del preoperacional, kilometraje, novedades reportadas, fotografías del vehículo, fecha y hora.
• Firma: la firma manuscrita digitalizada de quien diligencia y de quien aprueba la inspección.
• Uso de la aplicación: registros de las acciones realizadas, con fines de seguridad y trazabilidad.

3. Datos sensibles

Antes de cada inspección, el conductor declara si se encuentra en condiciones aptas para conducir, si consumió alcohol y si toma medicamentos que afecten la conducción. Estas declaraciones se refieren a la salud y son datos sensibles. Su tratamiento requiere la autorización explícita del titular, que debe ser informado de que se trata de datos sensibles, de la finalidad para la que se recogen y de que, por regla general, no está obligado a autorizar su tratamiento.

Estos datos se usan únicamente para verificar la aptitud para conducir y prevenir siniestros viales, y solo los consulta el personal autorizado por ESS LTDA.

4. Finalidades

• Registrar y aprobar las inspecciones preoperacionales diarias de los vehículos.
• Cumplir las obligaciones de seguridad vial y de seguridad y salud en el trabajo.
• Hacer seguimiento a las novedades y al mantenimiento de los vehículos.
• Generar los reportes y formatos exigidos por las autoridades y por auditorías.
• Administrar las cuentas de usuario y la seguridad de la aplicación.

Los datos no se usan con fines comerciales ni se venden a terceros.

5. Derechos del titular

Como titular de sus datos, usted tiene derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada;
• ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
• revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a las normas de protección de datos, una vez agotado el trámite ante ESS LTDA.

6. Cómo ejercer sus derechos

Las consultas y los reclamos se presentan ante ESS LTDA, como responsable del tratamiento, a través de su área de Seguridad y Salud en el Trabajo. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, contados desde su recibo, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

7. Seguridad y conservación

El acceso a la aplicación exige usuario y contraseña, está limitado según el rol de cada persona y las contraseñas no se almacenan en texto legible. Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos de conservación que exigen las normas de seguridad vial y laborales; cumplido ese tiempo, se suprimen.

8. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares a través de la aplicación.